Bài báo về việc kế toán 1 đơn vị vận chuyển tham ô hơn 100 tỷ từ tiền tiền chuyển phát. Vậy 100 tỷ này lấy từ đâu, chính là chúng ta, người sử dụng dịch vụ COD của đơn vị vận chuyển này.
Rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh online đang không có thói quen làm đối soát mà phó mặc hoàn toàn cho các bên vận chuyển, họ trả bao nhiêu COD thì biết bấy nhiêu.
Không đối soát không chỉ khiến bạn mất tiền COD mà còn mất nhiều thứ khác:
– Bị nợ tiền COD: Cái này thường xảy ra nhất, có nhiều đơn hàng đã phát hàng thành công khách đã thanh toán tiền nhưng bên vận chuyển vẫn chưa hoàn tất việc thanh toán tiền cho mình. Rất nhiều đơn hàng đã phát từ 1-2 tháng trước nhưng đến tháng này mới hoàn tất việc trả tiền, hoặc thậm chí không nhắc thì “quên” luôn.
– Bị trả thiếu hàng hoá: do nhầm mã bill, sai địa chỉ….
– Bị tráo hàng: Do khách hàng, do bưu tá….
– Bị tính sai cước vận chuyển đơn hàng: Cái này thường liên quan đến trọng lượng hàng
– Bị hư hỏng hàng hoá trong quá trình vận chuyển
Với tính năng Đối soát excel hàng loạt của Pushsale.vn, sẽ giúp các doanh nghiệp, kiểm soát được tiền thu về và hàng ra vào kho như thế nào. Chúng ta sẽ yên tâm bảo toàn nguồn vốn của mình.
2.1 Đối soát tiền COD
Khi các đơn vị vận chuyển trả tiền về cho mình thì sẽ phải gửi kèm 1 file để xác nhận số tiền đã chuyển về là của những đơn hàng nào. Chúng ta sẽ đối soát theo file đó:
– B1: Lựa chọn đối soát đơn bằng excel
– B2: Tải mẫu file excel đối soát và điền thông tin Mã đơn giao vận và số tiền tương ứng theo file của bên bưu cục
– B3: Nhập file excel đối soát lên chọn đối soát, các đơn hàng đối soát bị lỗi hoặc sai thông tin sẽ được thông báo
– B4: Nhấn cập nhật và để hoàn tất
Nếu làm chính xác thì chắc chắn sẽ lọc ra được những đơn hàng đã quá lâu so với quy định nhưng không có thông tin cập nhật gì. Ví dụ phát thành công đã lâu nhưng tiền chưa về, xác nhận hoàn đã lâu nhưng chưa thấy hoàn về, đang gửi hàng nhưng 2 tuần rồi chưa thấy có kết quả cuối cùng là xác nhận hoàn hay là phát được hàng….Chúng ta đã có một list danh sách các đơn đó gửi qua bên vận chuyển yêu cầu giải trình
2.2 Đối soát việc chuyển hoàn hàng hoá
Việc kiểm soát hàng hoàn cũng rất quan trọng, đặc biệt với các bên bán hàng có giá trị cao. Thất thoát hay hư hại hàng hoá cũng sẽ làm mất rất nhiều tiền. Chúng ta cần kiểm soát bên vận chuyển trả đủ, trả đúng hàng và trả về hàng còn nguyên. Nếu những trường hợp trên xảy ra thì cần báo lại với bên vận chuyển để xử lý.
Với việc đối soát hàng hoàn này chỉ cần làm tương tự như giống đối soát tiền COD vậy. Tuy nhiên, trước khi sử dụng đối soát tự động, mọi người nên kiểm tra trực tiếp lại các đơn hàng hoàn, xem có đúng đủ và nguyên vẹn hàng không. Tất cả công việc này cần được làm ở khu vực có camera theo dõi, để sau này còn trích xuất camera để khiếu nại với bên vận chuyển là làm vỡ hàng. Sau đó, những đơn phát sinh vấn đề thiếu hàng, hay bị tráo hàng… (có thể khách hàng trộm hoặc bưu tá móc trộm) thì sẽ không đối soát nữa và ghi chú lại vấn đề.
Tip nhỏ: Khi các bạn gửi hàng thì trên bill sẽ có ghi trọng lượng đơn hàng đó. Và khi hàng hoàn về thì bưu cục sẽ phải cân lại trọng lượng đơn hàng đó 1 lần nữa để tính cước hoàn rồi mới cho hoàn về người bán. Nếu bị thiếu hàng các bạn chỉ cần đối chiếu trọng lượng lúc gửi đi và lúc nhận về là sẽ biết ngay.
