Đối soát đơn COD từ các đơn vị vận chuyển như thế nào

Giật mình sau khi đọc bài viết trên dantri.vn về vụ kế toán trưởng 1 đơn vị vận đơn tham ô 100 tỷ đồng. Mới thấy rất nhiều bên kinh doanh online đang rất lơ mơ về khâu này. Khiến thất thoát nhẹ thì tháng vài chục, nặng thì có bên còn mất cả trăm triệu.

Nếu một công ty chỉ có lượng khoảng hơn 100 đơn một tháng thì rất dễ đối soát. Từ 1000 đơn một tháng thì kế toán bắt đầu quay cuồng vào mỗi đợt đối soát. Vậy có những bên có tới hàng nghìn đến đơn hàng một tháng thì doanh nghiệp khó kiểm soát được. Nhưng cũng không thể phó mặc hoàn toàn cho các bên vận chuyển, họ trả bao nhiêu COD thì biết bấy nhiêu.

Bài viết hướng dẫn mọi người cách giữ lại số tiền đúng ra nên thuộc về mình! Tiền không dễ kiếm nên hãy học cách giữ tiền khi còn kiếm được nhé.

I. MẤT GÌ NẾU KHÔNG ĐỐI SOÁT KỸ?

Không đối soát không chỉ khiến bạn mất tiền COD mà còn mất nhiều thứ khác:

Trả thiếu COD: Cái này thường xảy ra nhất, có nhiều đơn hàng đã phát hàng thành công khách đã thanh toán tiền nhưng bên vận chuyển vẫn chưa hoàn tất việc thanh toán tiền cho mình. Rất nhiều đơn hàng đã phát từ 1-2 tháng trước nhưng đến tháng này mới hoàn tất việc trả tiền, hoặc thậm chí không nhắc thì “quên” luôn (rất nhiều nhé!!!)

    • Thất lạc hàng hóa: do nhầm mã bill, sai địa chỉ….
    • Bị tráo hàng: Do khách hàng, do bưu tá….
    • Bị tính sai cước vận chuyển đơn hàng: Cái này thường liên quan đến trọng lượng hàng
    • Bị hỏng hàng hóa trong quá trình di chuyển

Vậy tiếp theo hãy đi vào quy trình làm việc nào.

II. TỐI ƯU QUY TRÌNH ĐỐI SOÁT

ĐỐI SOÁT THỦ CÔNG
Đầu tiên muốn đối soát được thì các bạn phải có cái file gốc thì mới đối soát được, và là đối soát 2 chiều chứ không phải đối soát trên chính file mà bên vận chuyển giao cho đâu (Các bạn đừng ngây thơ nhận số liệu 1 chiều nhé).

Định nghĩa file gốc ở đây là file mà cty bạn dùng để lưu toàn bộ danh sách và trạng thái các đơn hàng đã gửi cho bên vận chuyển.

Quy trình thực hiện:

  • Bước 1: Sale chốt được đơn hàng với khách thì cứ nhập đơn hàng vào
  • Bước 2: Cuối ngày khi bàn giao hàng hóa cho bên vận chuyển thì các bạn sẽ xuất danh sách đơn: bưu tá ký xác nhận, gửi email danh sách này cho bên vận chuyển để xác nhận hàng ngày.
  • Bước 3: Kiểm tra lại file bên vận chuyển gửi lại có sai lệch gì không, nếu không thì dùng hàm vlookup để nhập lại mã bill lên file gốc.
  • Bước 4: Soát lại tình trạng đơn hàng đầu ngày:
    – ĐANG GỬI => PHÁT THÀNH CÔNG => HOÀN THÀNH => XÁC NHẬN HOÀN (nếu tình trạng như thế này là đơn đã giao thành công và mình đã nhận được tiền COD)
    – ĐANG GỬI => XÁC NHẬN HOÀN => CHUYỂN HOÀN THÀNH CÔNG (khách không nhận bưu phẩm, hàng hoàn về kho của mình).
    – Soát hàng hoàn và thất lạc hoàn hay kiểm soát việc mất mát hàng, tráo hàng thì mình sẽ viết 1 bài riêng sau.
  • Bước 5: Chăm sóc khách hàng phải thực hiện CSKH hàng ngày, nếu khối lượng đơn đối soát quá lớn bạn không biết về excel. Thì sẽ phải đi thuê 1 nhân viên excel pro để đối soát mọi dữ liệu.

Quy trình thực hiện phức tạp tiêu tốn nhân lực tăng chi phí phát sinh do phải thuê thêm nhân sự đối soát kiểm kho chi phí khoảng 7.000.000 VNĐ.

ĐỐI SOÁT ĐƠN HÀNG BẰNG PUSHSALE.VN
Đối soát thủ công, mất nhiều thời gian, nếu không cẩn thận dễ thất thoát tiền và hàng. Hệ thống tự động của Pushsale đối soát hàng loạt theo mã vận đơn hoặc mã đơn hàng. Đối soát nội bộ các đơn hàng đã thanh toán, theo dõi hàng hoàn trên một hệ thống #DUY_NHẤT.

Quy trình tự động tối ưu nhân lực:

  • Bước 1: Đơn chốt thành công sale chỉ phải nhập thông tin khách hàng 1 lần
  • Bước 2: Tự động gom đơn chốt sale về một nguồn
  • Bước 3: Sale theo dõi API trực tiếp “đơn đi đến đâu – sale biết đến đấy”
  • Bước 4: Đối soát ngàn đơn qua file excel từ giao vận, giảm tỷ lệ sai sót khi đối soát kiểm kho.
  • Bước 5: So sánh tỷ lệ giao thành công, tỷ lệ hoàn và thất thoát của từng đơn vị vận chuyển để so sánh và lựa chọn đối tác phù hợp

Pushsale.vn kết nối doanh nghiệp với rất nhiều bên vận chuyển thứ 3 (VN Post, Viettel Post, GHTK, GHN,…) liên kết theo dõi mọi quy trình: kho vận – đối soát – giao hàng tăng hiệu quả. Tiết kiệm nhân sự đối soát -> Giảm tỷ lệ thất thoát 0,5-1% tương đương từ vài chục đến vài trăm triệu tùy quy mô doanh nghiệp.

Đối soát đơn hàng vô cùng quan trọng hướng dẫn thể giúp doanh nghiệp của bạn tránh nỗi đau do thất thoát từ hình thức giao hàng COD. Đó là lý do tôi khuyên các bạn hãy luôn để ý tránh sai sót ngoài vòng kiểm soát rồi mới đi đòi tiền.

Scroll to Top